Kuka mitä missä miten?
Mietityttääkö kuka taloyhtiösi asioita hoitaa ja keneen voisit olla suoraan yhteydessä? Ei hätää – olemme koonneet oheiset ohjeet helpottamaan taloyhtiössä navigointia. Taloyhtiön asioita hoitamassa on suuri joukko eri alojen asiantuntijoita. Heihin kuuluvat olennaisesti muun muassa seuraavat tahot:
Taloyhtiön kumppaniverkosto vaihtelee laajuudeltaan joskus vuosittain, taloyhtiön kulloisenkin tarpeen ja tilanteen mukaisesti. Moneen heistä isännöitsijätoimisto hoitaa yhteydenpidon ja tarvittavien töiden tilaamiset yhteistyössä esimerkiksi huoltoyhtiön kanssa.
Isännöitsijätoimistostakin löytyy useita eri tehtäväkokonaisuuksia, joiden yhteistyöllä taloyhtiönne asiat sujuvat mutkattomasti:
Isännöitsijä
Juridiikan, talouden, ylläpidon ja hallinnon ammattilainen, jolla pysyy langat käsissä tiukassakin tilanteessa. Asunto-osakeyhtiön toimitusjohtaja, vastaa taloyhtiön jokapäiväisestä hallinnosta ja koordinoi taloyhtiön hallituksen päätösten käytännön täytäntöönpanon. Yhteistyöverkostot tukevat ja auttavat vaikeissakin haasteissa.
Kiinteistösihteeri
Tämä kiinteistöalan moniosaaja varaa autopaikkasi, tuntee osakkaat, tiedottaa, muistuttaa maksattomista vastikkeista, tasauslaskuttaa vesimittareita, opastaa ja ohjaa, päivittää digitaalisia järjestelmiä, selvittää ongelman kuin ongelman ja toimii isännöitsijän oikeana kätenä.
Huoltoyhtiö
Arjen ammattilainen, kiinteistöjen sopukoiden tuntija. Huoltomies näkyy siivoojan kanssa kiinteistöllä lähes päivittäin, omaavat usein paljon kirjoittamatonta arvokasta tietoa asukkaista ja taloyhtiöstä.
Kirjanpitäjä
Taloushallinnon ammattilainen, jolta onnistuu niin kirjanpidon hoitaminen, taloyhtiöiden lainojen ylläpito, arvonlisäverovelvollisuudet, palkat, viranomaisilmoitukset ja tilinpäätösten laatiminen.
Tekninen isännöitsijä
Taloyhtiön luottopakki teknisissä kysymyksissä. Vahingot kartoittaa ja huoneistoremonttit valvoo usein vakiokumppani, suurempiin hankkeisiin kiinnitetään usein erikseen kilpailutettu projektinjohtaja ja valvontatiimi.
Vakuutusmeklari
Ylläpitää ja hoitaa taloyhtiöiden vakuutussopimuksia ja hallitsee niiden viidakossa rämpimisen. Vakuuttamisen ammattilainen, joka oman organisaationsa kanssa tekee taloyhtiöille edunvalvontaa ja hoitaa vakuutusilmoituksiin liittyvät asiat.
Vaikka viestintä eri tahojen välillä toimiikin saumattomasti, usein asian käsittelyä helpottaa, jos on yhteydessä oikeaan tahoon. Ohessa muutama esimerkki:
Olet uusi osakas ja pyydät merkintää osakeluetteloon:
→ Mikäli taloyhtiön osakeluettelo on siirretty sähköiseen huoneistotietojärjestelmään, teet hakemuksen suomi.fi – palvelusta löytyvillä lomakkeilla
Tarvittavat liitteet voi tarkistaa Maanmittauslaitoksen sivuilta, pääasiallisesti liitteet ovat samat kuin isännöitsijätoimistoon toimitettaessa.
→ Mikäli taloyhtiön osakeluetteloa ei ole vielä siirretty, kiinteistösihteeri vastaanottaa kaupasta asiakirjat ja merkitsee sinut osakeluetteloon. Häneltä saat myös tilisiirron vastikkeen maksua varten.
Olet osakas ja osoitteesi muuttuu
Huoneistotietojärjestelmään siirron jälkeen viralliset osoitteet tulevat isännöitsijätoimistoon Maanmittauslaitoksen kautta. Voit tiedottamistarpeita varten kuitenkin ylläpitää osoitteitasi Huoneistotieto.fi - palvelussa tai ilmoittamalla niistä isannointi@maijasto.fi .
Olet tekemässä huoneistoremonttia
→ www.maijasto.fi/huoneistonmuutostyot
Ilmoituksen käsittelee isännöitsijä, jonka käsittelyn jälkeen työt voi aloittaa. Tarvittaessa käsittelyssä määrätään töille valvonta.
Haluat tietää taloyhtiön peruskorjaushankkeen tilanteesta, rahoituksesta, tehdä aloitteen taloyhtiölle tai ilmoittaa havaituista häiriöistä kiinteistössä
→ isännöitsijä
Haluaisit kopion toissavuotisesta tilinpäätösestä
→ Huoneistotieto.fi – palvelussa on taloyhtiöiden arkistopankit, joista löytyvät osakkaiden ja hallituksen käyttöön taloyhtiön keskeiset asiakirjat.
→ Hallitus pääsee lisäksi selailemaan porautuvin tosittein kirjanpitoa palvelussa.
Hana vuotaa, epäilet kosteutta jossain, havaitset palaneita lamppuja kellarissa, hiekoituksessa on puutteita
→ huoltoyhtiö
Huoltoyhtiösi yhteystiedot löydät helpoiten porrashuoneen ilmoitustaululta tai Huoneistotieto.fi - palvelusta.
Olet muuttanut taloyhtiöön ja haluaisit nimen oveen
→ huoltoyhtiö
Huomaathan, että huoltoyhtiö tarjoaa oven avaus palvelua yleensä vain talonkirjoilla olevilla asukkailla.
Haluat varata saunavuoron
Jos taloyhtiössäsi ei ole käytössä sähköisiä varauskalentereita, saunavuoroja ylläpitää joko huoltoyhtiö tai isännöitsijätoimisto. Tieto löytyy saunavuorolistasta tai tiedustelemalla isännöitsijätoimiston asiakaspalvelusta.
Haluaisit autopaikan
Autopaikkoja ylläpitää isännöitsijätoimisto.
Haluat maksaa lainaosuutesi pois
→ kirjanpitäjä. Voit olla heihin yhteydessä suoraan tai osoitteella isannointi@maijasto.fi
Haluat tilata isännöitsijäntodistuksen
→ www.maijasto.fi/asiakirjatilaus
Haluaisit tarkistaa huoneiston arvioidun velkaosuuden
→ Huoneistotieto.fi – palvelussa pääset seuraamaan myös huoneistosi taloudellisia asioita.
